「会議」の効果を上げるコツ

こんにちは。

「会議」・・・・ムダ、鬱陶しい、怒られる、とかネガティブに思ってる人多いはず。

私自身も思ってます。

ただ本気で成果を上げる。。。つまり目的を達成する。

このためには、必ず「会議」は必要です。

一人で仕事は成り立たず、組織力を高める。これが企業活動の絶対条件です。

そのためには、一定の人数で合意形成を図り物事を進めていくことが必要です。

そのための効果的な行動の一つが「会議」です。

そこで有意義な会議への３つのコツをお伝えします。

ちなみに私は、転職5回。新卒で入った会社以外は全て管理職を経験、その中の1社は共同経営です。実体験に基づいてお伝えします。

【３つのコツ】

①事前準備する

②会議内容を構造化する

③意思決定と共有を明確にする

①事前準備する

根回しのことです。最も労力使います。

主催者もしくその部下はほんと大変です。参加者が特定で立場が近いメンバーであればいいですが、

様々な部署、役職、立場であれば一層大変でしょう。

会議の目的が、「合意形成を図る」「共有だけ」「単なる報告」

などによって根回しの方法や使う体力は変わります。

「共有」「報告」は、アジェンダ資料の配布だけで足りることもあります。

とはいっても人の反応は様々です。

そのため、根回しする際は、参加者の顔を浮かべ、この内容はあの人が強く反応する。

など予測を立てます。

強く反応する人に対しては、特に注意して事前に情報を共有しておきます。

会議の場で強く反応されると脱線する可能性が高く時間の浪費にも繋がります。

本質からそれると戻すのは大変ですし、限られた時間しかない会議のパフォーマンス下がります。

「合意形成を図る」ことが最も難しいのことですが、会議の意義が最も高いです。

新規事業、戦略（経営/各部署）、新市場進出など社内の同意を得だり、必要に応じた協力を要請、

など合意を得た上で進めることに対する反対意見は非常に多いです。

反対意見が会議の場で初めて噴出すると、その対応でどんどん時間が浪費します。

そのため、あらかじめ味方になりそうな人、反論する人を見極めで、合意形成図る内容をしっかり

説明し理解を得ておく、反論する人の質問を事前受け付けておく。

その回答を会議で用意しておく。といった準備が必要です。

これをするだけで飛躍的に効率と効果は上がります。

②会議内容を構造化する

会議全体を定義（目的とゴールを決める）、構成要素とその要素間の関係を整理することです。

モレとダブリをなくし、効果的で有益なものにします。

また全体を定義することで、本質からの脱線を防ぎます。

構造化を実現するには、会議の担当者を事前に決めておきます。

司会、議長、書記は最低限。できれば、積極的な発言をする人、意見をまとめる人も決めておくと

よいです。

司会者は全員が発言できるよう誘導を図ります。

発言しない人が出るということは、根回しが悪いか、本当に関係ない、どちらかです。

発言し難いという雰囲気になることは避けましょう。

司会者に大事なことは、目的意識とゴールを明確にして本質からの脱線を防ぎ、

ヌケ、モレ、ダブリのない会議にして全員が発言できる環境にすることです。

それには構造化しておくことが重要になります。

ロジックツリーなどのフレームワークを活用して思考を高めておくことも主催者の

重要なことですね。

③「意思決定」なのか「共有」なのかを明確にする

この会議は、「意思決定」なのか「情報共有」なのかを明確にします。

会議はほぼこのどちらかを目的にするべきです。

両方を目的にすると混乱し、思考が発散してしまうので目的は一つにします。

　※「単なる報告会」「成果検証」などは会議でなく、ざっくばらんでふんわり雰囲気でしましょう。

　　　そうしないとモチベーションが低下し、本音がでません。

会議は目的を定めて多くの人を集めて議論するので、担当者はしっかりと資料を作ります。

この行動が大事で、会議は人を動かせる、しっかりとした資料を作る動機付けになる。

という心理も活用します。

会議日程は決まっているので、それまでが納期となり、仕事をせざるを得なくなります。

人は恥をかきたくないし、会社の中で生存しなければなりません。

そのために、会議には準備をして取り組むはずです。

そういうメリットは会議にありますね。

意思決定・共有の場合、参加者にはそういう場に参加するという存在価値を与えます。

そして共に決定したという責任も生まれるでしょう。

まとめ

少し長くなりましたが、

事前準備

構造化

意思決定と共有を明確化

このを３つを掘り下げて会議に取り組みましょう。

そして、意思決定を見える化することで多くの人を行動に巻き込みましょう。

最後に、会議の議事録は「アクションサマリー」として出来るだけ早い時間に

共有してください。その際に会議の「結論」と「関係者がとるべきアクション」

を明示しておきましょう。

あくまで行動に移してこそ全てのことは価値があります。

有意義な会議を行い、生産性を高めましょう。